Mempersiapkan Acara Penting

HAL YANG PERLU KAMU PERHATIKAN DALAM
MEMPERSIAPKAN ACARA PENTING

(Workshop, Seminar, atau Acara lainnya)

Seminar, Workshop, atau Acara lainnya (Seperti Challenge Participation atau Games Berhadiah) merupakan salah satu elemen penting dalam memasarkan bisnis kamu. Acara-Acara tersebut sangat berguna, terutama apabila kamu merupakan divisi marketing, pebisnis start-up, atau bahkan kamu mahasiswa aktif dalam organisasi yang ingin meningkatkan brand awareness. Perlu diketahui bahwa membuat suatu acara tidak terlalu susah kok! Berikut adalah tips dalam mempersiapkan acara menjadi yang terbaik :

1. Pastikan Acara kamu “diperlukan” oleh Peserta

Sebelum memulai sebuah acara, kamu harus menanyakan kepada diri kamu :

a. Apakah acara ini diperlukan oleh peserta?
b. Seperti apakah acara yang diinginkan peserta?
c. Bagaimana cara peserta dapat berpartisipasi penuh dalam acara ini?
d. Apabila acara tersebut berbayar, apakah biaya tersebut sebanding dengan acaranya? Apakah Worth-it!?
e. Apa hal menarik agar peserta ingin datang kembali pada acara-acara selanjutnya?

Hal diatas dapat kamu antisipasi dengan melakukan riset secara singkat melalui divisi Research and Development ataupun divisi Acara (apabila acara kamu tidak memiliki divisi Research and Development).
Gunakan teknik riset mendasar, yaitu FGD (Focus Group Discussion), kamu mengumpulkan sekelompok orang (umumnya 5-8 orang yang pernah mengikuti acara similar) dan kamu harus bertanya kelima hal tersebut. Jangan lupa, kamu harus berasumsi bahwa kamu tidak memiliki informasi apa-apa terkait hal tersebut, jadi semua informasi yang kamu dapatkan dari FGD ini harus dicatat terlebih dahulu, lalu diolah dan dijadikan bahan pertimbangan pengambilan keputusan

2. Pastikan Acara tidak “bertabrakan” dengan acara lainnya

Hal kedua yang perlu diperhatikan adalah waktu dan tempat tidak boleh bertabrakan dengan acara maupun hari penting lainnya. Seperti contoh, apabila kamu menargetkan peserta yaitu mahasiswa, jangan mengambil acara di hari biasa pada siang hari, karena kebanyakan mahasiswa sedang belajar dalam kelas ataupun kerja kelompok. Selain itu, jangan sampai waktu maupun tempat tidak cocok karena acara yang kamu adakan justru membuat peserta enggan mengikuti acara kamu sendiri

3. Struktur Kepanitiaan

Struktur kepanitiaan harus terfokus dan jumlah panitia harus pas sesuai dengan kebutuhan. Umumnya panitia terdapat divisi :
a. BPH atau Badan Pengurus Harian (Ketua, Wakil Ketua, Bendahara, dan Sekretaris)
b. Project Officer atau Wakil bidang tertentu (contoh : PO Creative memegang divisi design, acara, dan RnD)
c. Divisi Acara
d. Divisi Design dan Dekorasi
e. Divisi Research and Development
f. Divisi Dokumentasi
g. Divisi Logistik / Perlengkapan dan Licensing & Security (dapat digabung maupun dipisah, tergantung tingkat kesulitan acara)
h. Divisi Relations (seperti Community Relation, Tenant Relation, Sponsorship, maupun Social Media)

4. Make them comfort

Tentu kita tidak ingin “bosan” karena selalu mendengar, demikian juga dengan peserta kita. Nah kita harus bisa mencari cara untuk mendapat interaksi dua arah di awal dan di pertengahan acara dengan cara :
a. Ice Breaking
b. Mini-Games
c. Quiz berhadiah

5. Pastikan Peserta mendapat MERCHANDISE

  1. Acara yang berhasil adalah acara yang dapat membuat peserta terkesan dan ingin mengikuti acara tersebut di kemudian hari. Salah satu hal termudah adalah dengan memberikan merchandise atau souvenir yang terbaik. Secara tidak langsung, souvenir yang terbaik dapat membuat seseorang selalu teringat, bahkan dapat membuat Word of Mouth dari 1 peserta ke teman, kerabat, maupun orang yang tak dikenal. Karena itu, souvenir merupakan salah satu hal wajib yang harus diberikan kepada peserta. Souvenir yang umumnya diberikan pada acara adalah :

Souvenir / Merchandise

Wajib diberikan Low-Budget Eksklusif (Promosi)
Snack Ringan Pen Plastik Pen Eksklusif
(Multi-fungsi atau besi)
Sertifikat Note Book Flashdisk Gifset (dengan box)
Sertifikat + Frame (Khusus Pembicara) Kipas Powerbank Gifset

ID Card peserta/Name Tag/Pin (tidak wajib, namun dapat menjadi pengingat acara)

Memo/Agenda Tumbler
ID Card khusus panitia
Baju Khusus Panitia

 

Merchandise / Souvenir terbaik!

Merchandise / Souvenir yang kamu berikan kepada peserta harus yang terbaik dan sesuai budget! Bagaimana tujuan awal kamu mengadakan acara? Untuk dikenali peserta / masyarakat bukan? Karena itu, berikan peserta suatu merchandise / souvenir pengingat yang terbaik. Tujuannya untuk mendapatkan :
a. Awareness akan acara / produk kamu
b. Keinginan untuk mengikuti acara kembali dikemudian hari

Jangan terlalu “pelit” mengenai harga. Karena harga yang murah belum tentu menghasilkan produk yang baik! Jangan sampai merchandise / souvenir yang kamu berikan sesuai budget, namun tidak berkualitas. Pilihlah vendor terpercaya kamu!

“The Budget is not just a collection of numbers, but an
expression of our values and aspirations.”
Jacob Le

Seluruh kebutuhan merchandise / souvenir, clothing, packaging,
serta booth dapat kamu cari melalui Vendorku!

 

Mengapa di Vendorku?
Karena Vendorku merupakan One-Stop Purchasing tanpa pusing, tanpa ribet dalam mencari Vendor. Kami berkomitmen menyajikan produk kebutuhan kamu dengan budget yang kamu tentukan sendiri!

 

Kamu memiliki masalah mengenai waktu, atau budget, bahkan kualitas? Vendorku solusi yang tepat untuk kamu! Vendor yang telah bergabung dengan kami merupakan Vendor yang berkomitmen penuh atas produk yang dihasilkan. Selain itu, kami juga melakukan Quality Control mengenai produk yang dihasilkan Vendor. Sehingga produk yang sampai di tangan kamu adalah produk yang “ready to serve”

 

SUBSCRIBE DAN DAPATKAN
POTONGAN DISKON 10%

*Hanya untuk pembelian pertama

 

Informasi lebih lanjut dapat menghubungi :
Hasil gambar untuk logo wa : +62-812-303-71998
Hasil gambar untuk logo instagram png : Vendorku
Gambar terkait : @Vendorku (Gunakan @)
Hasil gambar untuk logo gmail : info@vendorku.com

 

1 comment / Add your comment below

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *